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Faut-il internaliser ou externaliser l’archivage ?

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La gestion des archives fait désormais partie du bon fonctionnement d’une entreprise. Classer, ranger, trier et conserver peut être chronophage et inefficace quand on ne recourt pas à des méthodes drastiques. Vaut-il mieux internaliser ou externaliser cette tâche ?

Pourquoi ne pas sous-estimer l’archivage en entreprise ?

Considérer l’archivage comme la somme de vieux documents serait un résumé totalement erroné. Il participe à retracer l’histoire, le fonctionnement d’une entreprise et sa façon de communiquer à l’interne et à l’externe, entre autres.

L’archivage ; qu’il soit dématérialisé ou physique ; répond à plusieurs enjeux d’importance. Il retrace le patrimoine de l’entreprise. Un bon archivage, réalisé dans les règles de l’art, permet de gagner en productivité et de réduire les coûts, car il est plus aisé de retrouver les documents.

Enfin, il faut pouvoir produire certaines pièces à la demande des administrations ou en cas de litige. Même si les documents dématérialisés ont la même valeur juridique que les documents papier, il est possible que l’on vous demande ces derniers, qu’il faut être en capacité de trouver rapidement.

L’archivage réalisé en interne : est-ce une bonne idée ?

Toute entreprise génère bon nombre de documents : marketing, comptables, fiscaux, sociaux. Plus l’entreprise est grande, plus de services sont concernés. Il faut, pour une internalisation efficiente des archives que chacun réponde au même cahier des charges ; une fois que celui-ci est mis en place.

Cette concertation peut être mal entendue, mal comprise et générer des problèmes d’archivage. Résultat : mal répertoriés, égarés, voire même détruits, il est impossible d’avoir un classement en bonne et due forme.

Il faut par ailleurs, consacrer un peu de temps au tri, selon la nature des documents. En effet, certains sont amenés à n’être conservés que pendant un laps de temps assez court, alors que d’autres doivent être gardés pendant toute la durée de vie de l’entreprise.

On peut comprendre aisément que l’externalisation peut être un bon moyen de se décharger de ce travail.

Externalisation des archives : pourquoi la plébisciter ?

Même si vous avez des archives papier, tout document nécessaire entrant et nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise, peut être numérisé et stocké selon une méthode rigoureuse et sécurisée.

Chaque personne travaillant dans les différents services et ayant l’habilitation nécessaire pour les consulter, selon le type de documents, pourra le faire de manière sécurisée.

Quels sont les documents qui ont une valeur juridique dans votre entreprise ? Si vous ne le savez pas ou si vous avez un doute, passer par une externalisation peut sembler judicieux, car les entreprises spécialisées dans ce domaine savent les reconnaitre et ce, quel que soit votre domaine d’activité.

La numérisation et la conservation dans des endroits spécifiques (cloud par exemple, pour les e-documents et entrepôt pour les archives papier) peuvent être des solutions sur mesure qui sont proposées aux chefs d’entreprises qui en font la demande. Même lors d’un déménagement, vos archives, même stockées en dehors de vos locaux, vous accompagnent pendant votre transition, en assurant leur intégrité.